Para garantir a segurança das informações presentes na base de dados do Museu da Pessoa, foram criados níveis de acesso às ferramentas da plataforma. Cada nível permite acessar campos específicos, indo desde a alteração de códigos de programação ou exclusão de usuários até a simples inserção de conteúdos. Levando em conta o caráter colaborativo da plataforma, as permissões e restrições de cada nível de acesso foram pensadas de modo a atender demandas diversas. Exemplo: Enquanto um usuário comum precisa ter acesso apenas às ferramentas “Conte Sua História” e “Monte Sua Coleção”, um colaborador da equipe de acervo necessita ter acesso à edição de conteúdos inseridos por outras pessoas e às páginas de catalogação de conteúdos, presentes ao Shiro (CMS). Sendo assim, cada nível foi criado de acordo com às necessidades de usabilidade.  

Níveis de acesso / permissões e restrições:

• Administrador: Nível máximo de acesso. Tem acesso a todos os recursos do sistema
• Museologia: Utilizado pelas equipes de portal e acervo. Pode administrar conteúdos e usuários, mas não acessa configurações. Gerenciamento de sistema e exclusão de usuários
• Colaborador: Destinado ao uso de pesquisadores, estagiários e parceiros em geral. Podem adicionar e editar conteúdos, mas não podem excluir. Não acessam configurações de sistema.
• Usuário: Nível básico de acesso. Permite acessar a home page e ferramentas colaborativas, mas não dá acesso ao Shiro (CMS).