O que NÃO deve ser utilizado
Espaços no nome dos arquivos.
Acentos e caracteres especiais, jamais, como: ç, $, &, %, (), {} e etc…
Algumas dicas de como nomear os arquivos:
Seja consistente
Evite nome de arquivos extensos demais.
Ex: planilha-de-avaliaçao-dos-estagiarios-por-turno-e-instituiçao.xlsx
controle-de-pagamentos-e-gastos-do-projeto-por-linha-tematica.
xlsx
Seja específico
Nomear os seus arquivos com nomes vagos não vai facilitar a sua vida e das outras pessoas que consultarem os arquivos. Nomeie usando palavras que fazem parte do contexto daquele documento, o nome deve ser o mais claro possível.
Ex: atestado.docx
comprovante.pdf
antonio.docx
eletropaulo.xlsx
Evite abreviar
Abreviar termos prejudica a procura futura. Se abreviar, use apenas abreviaturas previamente estabelecidas, e use-as sempre. Padronize para todos os arquivos.
Padronize
Não seja redundante ao nomear documentos, por exemplo, escolhendo palavras escritas diferentes mas que tenham o mesmo sentido. Crie uma padronização para siglas, tipos de documentos, atividades, disciplinas e contextos. Dessa forma você define quais palavras utilizar em cada caso.
Ex: doc1.docx
doc2.pdf
tabela-entrevistasmg.xlsx
tabela-entminasgerais.xlsx
Prefira termos em português
Caso possua documentos com título em outros idiomas e essa informação seja realmente relevante tudo bem, mas quanto mais simples for a nomeação, mais fácil será para encontrar o arquivo.
Nomeando os arquivos
Regras básicas
Sempre nomeie manualmente os arquivos.
Sempre escreva o nome do arquivo com letras minúsculas.
Se precisar separar palavras utilize o traço/hífen “-”.
A data dos arquivos deve seguir o padrão Dia >Mês>Ano.
Alguns casos especiais
Tente manter padrões para arquivos que precisam de aprovações. Palavras como final e aprovado chamam atenção e acabam confundindo mais do que contribuindo para encontrar a versão definitiva. Convencionaremos o uso de “V” acompanhado de numeração referente à versão do documento e de “F” para a versão definitiva.
Ex: V1; V2; VF
Salve arquivos que são atualizados sempre com o dia na data para saber qual é o mais atual. Para os demais procure manter apenas o mês e o ano.
Ex: 06jun2018; ago2018
Padrões de abreviatura
Tipos documentais
Ata
Atestado
Apostila
Balanço
Bilhete
Carta
Cartão
Catálogo
Certidão
Certificado
Circular
Comprovante
Comunicado
Contrato
Convite
Cronograma
Currículo
Curriculum Vitae
Depoimento
Diário
Diploma
Dissertação
Dossiê
Edital
Ementa
Estatuto
Extrato
Fatura
Ficha
Folheto/Folder
Folha de Pagamento
Formulário
Guia
Homologação
Inventário
Laudo
Lista/Listagem
Manifesto
Manual
Minuta
Norma
Nota Fiscal
Orçamento
Panfleto
Planilha
Plano
Prestação de Contas
Projeto
Proposta
Questionário
Recibo
Relatório
Resumo
Roteiro
Solicitação
Solicitação de Pagamento
Tabela
Abreviatura
–
Ats
Apt
Bal
Bil
–
–
Cat
Ctd
Cert
Circ
Comp
Com
Cont
Cvt
Crono
Cur
CV
Dep
–
Dip
Disst
–
–
–
Est
Ext
–
–
Fol
Fpg
Form
–
Hml
Invt
–
List
Mft
–
–
–
Nf
Orç
Pfto
Plan
–
Prscnt
Proj
Prop
Quest
Rec
Rel
–
Rot
Sol
Solpag
–
As abreviaturas devem ser utilizadas sempre para termos com mais de seis caracteres.
Novos tipos devem ser incorporadas e ter abreviatura aprovada para o uso.
Modelo de nomenclatura:
Tipologia-documental_Palavras-chave_DiaMêsAno
Sendo:
A tipologia utilizada conforme o acordado.
As palavras-chave devem ter um limite de três por documento.
Para as datas utilizar o mês abreviado por extenso e os dias e ano representados por números.
Notações de versões diferentes sempre devem ir ao final do nome.
Cada categoria de informação deve ser separada por um underline “_”.
Ex: ata_lab-modelo-negocio_30jun2018
cont_estagio-monalisa_mai2018
cv_ felipe-rocha_abr2013
prestct_estruturante-bndes_28nov2020_vf
rel_l1-estruturante_15fev2018_v2
