Nome do documento –  Campo de preenchimento obrigatório e livre.

Código do item –  Campo de preenchimento obrigatório e livre. Deve estar de acordo com o seguinte modelo proposto:

O código é composto por duas partes. A primeira parte “IMP.X.00” diz respeito à categorização do acervo. A segunda parte “XXXX.00” diz respeito ao projeto que o acervo faz parte. As duas partes do código são separadas por “_”.

Exemplos de códigos: IMP.B.07_MCSP.01; IMP.C.02_MP.05; IMP.a.01_MP.07

Obs.: Quando o acervo foi produzido pelo Museu ou é sobre o Museu, o campo “projeto” deve ser preenchido com a sigla MP

Descrição – Campo de preenchimento obrigatório e livre. Deve ser detalhado o contexto de produção do documento, descrição detalhada do documento (tanto física quanto o que diz respeito ao conteúdo) e demais informações complementares que não se encaixam nos outros campos. O objetivo é fornecer o máximo de informações sobre o documento.

Tipologia – Campo de preenchimento livre. Deve descrever a tipologia documental do documento apresentado (Ex: marca páginas; etiqueta; carimbo; etc.).

Categoria – Campo de preenchimento obrigatório com listagem em tabela. Apresenta as seguintes opções para escolha: A1_Interna / A2_Esterna / B_Produtos / C_História / D_Parceiros

Os itens devem ser identificados nas respectivas categorias pela natureza de seu conteúdo:

• A_Comunicação que se divide em duas categorias:
  • A1_Interna: todo material produzido pelo Museu da Pessoa, sobre o Museu da  Pessoa. Exemplos: Camisetas, canecas, folhetos,  calendários, etc promocionais sobre o Museu
  • A2_Externa: todo material produzido sobre o Museu da Pessoa, porém por agências externas. Exemplos: Matérias de jornais, revistas, entrevistas, etc.
• B_Produtos
  • Material referente a projetos realizados pelo Museu e parceiros (Memórias do Comércio, São Paulo Futebol Clube, etc.). Exemplos: convites de exposição, folder, CD-ROM, etc.
• C_História
  • Material relativo a história do Museu. Exemplos: prêmios, certificados, plataformas anteriores, fotografias de eventos, etc.
• D_Parceiros
  • Material produzido por parceiros do Museu. Exemplos: Folhetos, calendários, catálogos, folders, etc.

Subcategoria – Campo de preenchimento obrigatório com listagem em tabela. Apresenta as seguintes opções para escolha: Apresentações / Artigos de papelaria / Artigos e Teses / Banner, cartaz e placas / Calendário / Cartão Postal / Catálogo / CD / CD-ROM / Certificados / Clipping e encartes (jornais e revistas) / Convite / Documentação histórica / DVD / Folder / Folhetos e panfletos / Fotografias / Identidade Visual / Livreto / Publicações / Material de exposições / Material educativo / Metodologia / Objetos / Plataformas anteriores / Prêmios / Projetos de publicações e produtos / Relatórios / Vídeos de entrevistas / Vídeos e podcasts

Tipo período/Data – Campo com duas opções de preenchimento: com a data completa (deve ser indicada no calendário); ou apenas o ano (como é um campo livre apenas para números atentar para evitar erros de digitação do ano).

Dimensões físicas – Três campos de preenchimento apenas numérico, devem ser informadas as dimensões seguindo a seguinte ordem: Largura x Altura x Profundidade.

Quantidade no acervo – Campo de preenchimento livre, apenas para valores numéricos.

Localização no acervo – Localização física do item na Reserva Técnica e redundâncias.

Formato digital – Campo de checkbox onde pode ser marcado uma ou múltiplas opções para especificar a extensão do arquivo do documento. As opções indicadas são: MP3 / WMA / WAV / AAC  / AIFF / PCM / FLAC / AVI / ASF / FLV / MKV / MOV / MP4 / WMV / BMP / EPS / GIF / JPEG / PDF / PDF/A / PNG / RAW / TIFF / DOC / DOCX / RTF / ODT / TXT / PPT / PPTX / PPTM

Material – Campo de checkbox onde pode ser marcado uma ou múltiplas opções para especificar o material do qual o documento é composto. As opções indicadas são: Barbante / Cetim / Cola / Elástico / Grampo metálico / Madeira / Metal / Papel / Papel fotográfico / Papelão / Plástico / Tecido / Vidro.

Estado de conservação – Campo de listagem em tabela, deve ser escolhida uma das opções apresentadas: Bom / Destruído / Deteriorado / Em perigo / Regular / Ruim / Outros (etc).

Observações – Campo de preenchimento livre, criado para abrigar informações que porventura não se enquadrem nos outros espaços.