Nome da história – Campo de preenchimento obrigatório e livre. É a porta de entrada para a história. O título deve ser atrativo, mas sempre respeitando a história da pessoa – sem exageros ou criações sem base. 

Não deve ser muito longo, deve-se procurar evitar as seguintes situações: “Uma vida de…” “Uma história de…” “O sonho de…”; de ____ a ____ (ex: De bahia a são paulo, De estagiário a gerente); uso excessivo de locais; títulos em formato de tese acadêmica.

Um bom exercício é a reflexão: “O que me faria clicar nesta história?”. Deve-se levar em conta que este é o chamariz para a história tanto no PAA como na internet de modo geral, como a manchete de uma notícia de jornal.

Tipo de história – Campo de preenchimento obrigatório. Deve ser selecionado o tipo de entrevista que foi feita. As opções apresentadas são: História de Vida / Cabine / Temática / Roda de História.

Idioma – Campo de preenchimento obrigatório. Refere-se ao idioma em que foi feita a entrevista. Deve-se escrever o idioma na caixa de texto para agilizar a busca e selecionar o mesmo quando for encontrado. Caso algum idioma não conste na relação deve-se solicitar a inclusão via e-mail atendimento@museudapessoa.org.

Quando a história estiver transcrita em mais de um idioma deve-se criar um novo registro de história, com as mesmas informações, porém, traduzidas no(s) respectivo(s) idioma(s) disponíveis e relacioná-lo à história “original”, para que o vínculo entre estas seja mantido.

Status – Campo que tem como padronização “Publicado” para registros criados no PGA. Conteúdos inacabados criados via PAA ficam salvos no sistema como “Rascunho”.

Visível no PAA – Campo de checkbox que indica se o perfil está público no PAA ou não.

Cadastrado pelo PAA – Campo de checkbox que indica se foi um perfil cadastrado via PAA (se sim estará automaticamente preenchido).

Capa – Deve ser inserido aqui um arquivo de imagem. No caso das histórias captadas pelo próprio Museu, a imagem deve ser escolhida entre as que foram trazidas pelo(a) entrevistado(a) no dia da gravação de sua história. Caso não haja imagens pessoais, deve-se usar um dos retratos de making-of da entrevista ou, em último caso, um frame retirado da gravação. É muito importante que este campo seja preenchido pois a ausência de uma imagem de capa afeta negativamente a visualização dos conteúdos pelos usuários. São aceitos pelo sistema os formatos PNG, JPG e JPEG.

Resumo – Campo de preenchimento livre, deve ser a síntese do que a pessoa contou no decorrer da sua história, trazer resumidamente o que foi contado na história. Cerca de 5 linhas são suficientes, em média. Exemplo:

Entrevista de Tula Pilar Ferreira

“Infância na periferia de Belo Horizonte. Trabalho como doméstica desde a infância. Racismo. Interesse pela leitura e pela literatura. Mudança para São Paulo. Encontro com saraus da periferia. Trabalho na revista Ocas, organização de sarau. Poesia. Filhos. Reflexão sobre a vida.”

Localização no acervo – Localização física do item na Reserva Técnica e em suas versões de acesso e redundâncias para preservação. Deve ser preenchido pela equipe de acervo.

Sempre que um projeto é finalizado ele deve ser entregue junto a uma relação do que está entrando no acervo, cada história, se possui licença, se está transcrita, a quantidade de imagens (consultar a coordenação do projeto).

Uma vez entregue, o projeto será armazenado em mídias que receberão um código de catalogação (Ex: LTO_0067; HD_0120), referentes à sua localização física no acervo (a identificação da mídia em que está armazenado. 

Suporte Original – Deve-se indicar quais são as mídias na qual a história foi registrada. As opções de seleção são: LTO-7 / HDD Externo / MiniDV / DVCAM / Betacam / Hi8 / VHS / VHS-C / DVD / CD / MiniDisc / DAT / K7.

Suporte de Preservação – Campo de checkbox com múltiplas escolhas, no qual deve-se indicar qual a(s) mídia(s) em que as entrevistas encontram-se digitalmente preservadas. As opções de seleção são: LTO-7 / HDD Externo / MiniDV / DVCAM / Betacam / Hi8 / VHS / VHS-C / DVD / CD / MiniDisc / DAT / K7.

Informações de registro

• Data do Registro – Campo em que deve ser indicado no calendário a data em que a entrevista foi realizada, informação que sempre deve constar na claquete.
  
• Código do Registro – Campo de preenchimento obrigatório e livre. O código da entrevista é o registro que ela recebe dentro do projeto ao qual ela pertence, sendo, portanto, variável. Cada projeto recebe um código específico, o “Memórias do Comércio de São Paulo: Novos olhares”, por exemplo, tem a sigla “MCNO” como código. Da mesma forma, o código das entrevistas do Programa Conte sua História sempre inicia com “PCSH”, e assim por diante. A estrutura do código sempre será a seguinte:
  
• Responsável pela catalogação – Campo relacionado com a entidade “Pessoas”, a pessoa deve estar previamente cadastrada enquanto tal. Cadastrar a pessoa que criou aquele registro. Em nosso sistema, salvamos o histórico de edições feitas em cada registro. Isso não altera o campo  “responsável pela catalogação” e sim nos mostra “quem” alterou quais “campos” de um determinado “registro” e um dado momento “dia e hora.
  
• País – Deve-se escrever o país na caixa de texto para agilizar a busca e selecionar o país quando for encontrado. Caso algum país não conste na relação deve-se solicitar a inclusão via e-mail atendimento@museudapessoa.org.

• Estado – Caso o país selecionado seja o Brasil, são apresentadas os respectivos estados nacionais como opções. No caso de outros países, o campo fica disponível para livre preenchimento.
  
• Cidade – Campo de livre preenchimento. Ficar atento à grafia correta e aportuguesada  das localidades sempre que for pertinente, como “Nova Iorque”, “Nova Orleáns”, “Edimburgo” ou “Tóquio”.

Licença e outros arquivos

• Licença de uso – Campo de preenchimento obrigatório. Deve ser selecionado entre as opções: Sim / Não e Uso Restrito. A opção “Uso Restrito” deve ser marcada sempre que houver alguma questão relacionada ao licenciamento. Uma descrição mais detalhada destas especificidades, bem como eventuais retiradas de licença por parte dos entrevistados ou familiares devem ser registradas no campo “Observações” seguindo o seguinte modelo: “Esta entrevista xxxxxxxxx. [Registrado por José da Pessoa em 11/04/2016]”
  
• Upload da licença – Botão para upload. Os arquivos das licenças sempre devem ser carregados em formato PDF.
  
• Outros arquivos da entrevista – Botão para upload de outros arquivos que possam ser relevantes. Por exemplo, fichas de cadastro.

• Observações – Campo de preenchimento livre, criado para abrigar informações que porventura não se enquadrem nos outros espaços. Embora nem sempre haja necessidade de seu preenchimento, o campo de “Observações” é um campo importantíssimo. Nele deve ser reportado qualquer outro tipo de informação sobre a entrevista, desde condição do suporte até alterações quanto ao acesso. Exemplos destes apontamentos seriam: Falecimento do depoente com data de obtenção da informação sempre que possível; pedido pessoal do entrevistado(a) para que a entrevista não seja mais disponibilizada publicamente, com a data em que foi feita a solicitação.