O Projeto é uma entidade completamente distinta da Coleção, embora muitas vezes haja confusão quanto aos termos. Projeto refere-se ao contexto de captação daquele conteúdo, ou seja, devem estar ali descritos os objetivos previstos e alcançados no projeto, o financiamento e a forma como ele foi feito, apoios e patrocínios, sua duração, quantas histórias foram captadas, como o conteúdo ali relacionado foi incorporado ao acervo do Museu etc.
Projeto
Refere-se ao contexto de captação das histórias, a sua “origem”. Deve-se criar um novo registro sempre que as histórias de um projeto forem cadastradas, para que estas sejam relacionadas a ele. É uma informação extremamente relevante para a equipe e a constituição histórica do acervo do Museu e não será exibida no PAA.
Coleção
Pode ser realizada tanto via PGA como pelo PAA, por qualquer pessoa que esteja cadastrada em um destes. Coleções são conjuntos estabelecidos a partir de um critério de semelhança ou vínculo definido por quem a cria. Uma coleção pode reunir diferentes itens do acervo, como histórias e mídias das pessoas, independentemente de sua origem. O que caracteriza uma coleção é o critério a partir do qual ela foi montada.
Estas informações estão divididas em 5 abas: Informações Básicas, Público, Arquivo, Palavras-Chave e Relacionamentos.
