Ao longo do período de 2018/2021, o Museu passou por uma reestruturação em todos os setores. Durante esse período, o que é entendido como a coleção museológica do Museu (a saber, todos os registros audiovisuais de histórias de vida bem como os documentos a eles correlatos) passou por um processamento em sua totalidade.

A necessidade deste tratamento se deu justamente em virtude da compreensão da urgência de migração o mais rápido possível das entrevistas de seus formatos analógicos originais (a maior parte em formato DV – digital video), pois apesar dos esforços para manutenção das condições de conservação preventiva verificou-se que já estavam em andamento processos de degradação que podiam envolver perda de conteúdo.

Foram preparadas quatro estações de trabalho equipadas com softwares de edição de vídeo (foi utilizado o Adobe Premiere), que ao longo dos três anos capturaram o conteúdo de cerca de 10 mil fitas. Nessas estações, o conteúdo das mídias foi convertido e reorganizado. Esse material, bem como todo o conteúdo nato-digital produzido a partir de 2013, passará a ser armazenado em três vias, além das respectivas mídias originais, sendo estas:

• 1 via em fita LTO-7 a ser armazenada na reserva técnica do próprio Museu;
• 1 via em fita LTO-7 a ser armazenada em instituição parceira para a salvaguarda;
• 1 via em HD externo (em geral, foi adotado o HDD Seagate, variando entre 2 TB a 6 TB de capacidade de armazenamento).

Essa estrutura foi definida e passou a ser levada em conta tanto no orçamento anual do Museu, como na precificação de projetos executados, visando à continuidade e manutenção do modelo até que ele seja eventualmente substituído.

Além disso, outros aspectos foram levados em conta visando minimizar os riscos a médio e longo prazo. Para isso, alguns pontos foram diagnosticados com proposta de reavaliação para se adequarem, dentro dos objetivos propostos acima:

ITENS LEVANTADOS	DIAGNÓSTICO 2018-2020	OBJETIVOS 2022-2024
Políticas de incorporação de novos acervos	Foi implementado um novo fluxo, porém ele ainda encontra dificuldades para sua plena execução.	Os acervos incorporados devem levar em conta esse novo fluxo, tanto nos recursos como na execução das normativas e padronizações propostas.
Documentos Textuais	Predominam os formatos proprietários como DOCX, e outros frequentes do pacote Office da Microsoft.	Deverá ser feita uma versão em PDF/A, ou outro formato adequado, visando facilitar uma futura incorporação a um repositório digital confiável.
Documentos Audiovisuais	Quanto a arquivos de vídeos e de som, é recomendado o encaminhamento de formatos nativos dos equipamentos (e que podem ser exportados posteriormente) ou formatos sem compressão ou perda. Para documentos iconográficos, é recomendada a utilização de arquivos na extensão JPG (para difusão) e TIFF ou Raw (preservação).	Devem ser definidos posteriormente os formatos a serem adotados visando facilitar uma futura incorporação a um repositório digital confiável.
Armazenamento	Representantes digitais e documentos nato-digitais são armazenados em fitas LTO-7 para preservação com cópia em HD externo para consulta e acesso. O conteúdo está organizado de acordo com o contexto de registro das histórias, refletindo a estrutura dos projetos.	Os documentos serão mantidos dessa forma até a reavaliação da estrutura vigente.
Estratégias de preservação digital	As principais estratégias empregadas são o “refresh”, ou refrescamento/migração (no caso, majoritariamente de MiniDV ou DVCAM para LTO-7), e a digitalização.	Estas estratégias serão mantidas até a reavaliação da estrutura vigente.
Backup	Toda fita LTO-7 gravada tem uma cópia de backup armazenada em uma instituição parceira. O conteúdo da base de dados e do repositório interno tem backup diário realizado por serviços contratados.	Estas estratégias serão mantidas até a reavaliação da estrutura vigente.
Metadados	É utilizada uma padronização própria, adotada ainda no início do Museu, em 1991, que reflete a estrutura de registro das histórias. Não há padrões estabelecidos de metadados.	Metadados definidos de preservação, transmissão, armazenamento e produção documental.
Política de segurança de informação	É necessário implementar efetivamente a política de senhas e hierarquia de acessos que devem compor as informações de contexto de geração e uso dos arquivos digitais.	A política de segurança da informação estabelecida pela instituição deve ser plenamente implantada.
Sistema de difusão	É utilizado o gerenciador de conteúdo Shiro desde 2014.	Será desmembrado em uma plataforma de gestão do acervo (denominada PGA) e uma de acesso e difusão (denominada como PAA). Ambas estão conectadas por meio de APIs.